文書符号をカスタマイズする

文書符号は自由にカスタマイズすることができます。

ツール>文書符号設定 から操作することができます。

文書符号設定のやり方

文書符号を自由にカスタマイズできます。 影響範囲は当該プロジェクトのみです。

共有プロジェクトの場合、文書符号の変更は他のユーザーにも影響します。

「甲」などの部分(短縮表記)

文書レコードなどでの、短縮表記に利用されます。

例:

「甲号証」などの部分(フル表記)

検索ボックス下の、文書符号ボタンの表記が決まります。

例:甲号証

符号順ソート

このチェックをオンにすると、符号で検索したときのソート順が番号順となります(甲1→甲2→甲3など)。 オフにすると、符号で検索したときのソート順が日付順となります。番号を付けない符号の場合などに利用します。

並び替え

下記の方法で可能です。

  • 左端の ▲ ▼ マーク

  • レコードをクリックでつまんでドラッグアンドドロップ(この操作はmac版で動作しない場合があります)

文書符号検索で、複数符号を指定した場合、検索結果の並び順がどうなるか      → ここで指定した符号の並び順で優先順位が決まります。

削除

ゴミ箱ボタンで削除されます。

その符号が無かったことになりますので、既に割り振っている符号の場合には、注意して操作してください。

「甲A号証」などを管理するには? たとえば以下のように設定します。 短縮表記 → 甲A フル表記 → 甲A号証

開示証拠を管理するには?

たとえば以下のような管理方法があります。 短縮表記 → 開 フル表記 → 開示 「第3回目に開示された証拠の100番」 を 開3の100(枝番利用)などとして整理しておく。 → 文書DBの検索で 「開3」と入力すると、第3回目に開示された証拠が一覧で表示される。

既存の文書符号の名前を変更しても平気?

はい。たとえば 甲A と変更すると、既存の「甲」は、全て「甲A」に変更されます。 データの矛盾などは起きません。

ファイル名の符号解釈と連動しています

短縮表記に設定した文字がファイル名にある場合、それを文書符号として解釈できるようになります。

文書符号設定の影響範囲

文書符号設定の影響範囲は当該プロジェクトのみです。別のプロジェクトには影響しません。