おすすめのクラウドストレージ(ファイル共有サービス)はありますか?【初心者~】

弁護革命のデータ共有のために、クラウドストレージサービスを併用することが多いです。 弁護革命との相性に加え、セキュリティやコストも考慮して、どのサービスがお薦めとなるか。弁護革命運営チームで検討を加えました。

利用するクラウドストレージサービスが固まっていない方向けの説明ですので、基本的な部分から解説しています。

※このガイドは2021年3月時点の情報に基づいています。

結論

弁護革命と併用するサービスが固まっていない方へのおすすめは、

Dropbox

となります。プランは Business Standard  をおすすめします。 ウェブサイトはこちら

セキュリティ、信頼性、コスト、扱いやすさ、弁護革命との動作相性等を総合判断しての推奨となります。 費用が許す場合には、管理機能等の強化された Business Advancedも候補となります。

※各クラウドストレージサービスにはそれぞれ特徴があります。上記の推奨はあくまで総合評価に基づいており、Dropboxが全てにおいて優れているという意味ではありません。Dropbox以外のサービスが非推奨という意味でもありません。 ※利用するサービスが固まっておらず、判断に迷われる方へのアドバイスとなります。別サービスからの乗り換えを推奨するものではありません。

そもそも「クラウドストレージ」とは?

クラウドストレージの意味

DropboxやOneDriveなどのサービスは、クラウドストレージなどと呼ばれます。 「ストレージ」というのは、要するに「データの保存場所」という程度の意味です。 そこに「クラウド」をくっつけて「クラウドストレージ」となると、

  • その業者が持っているコンピューターに、自分のファイルを預けておく

  • ログインをすると、どこからでも預けたファイルをインターネット経由で利用できる

というニュアンスになります。 ※ざっくりイメージをつかむための説明であり、厳密ではありません。また、上記以外にも多様な機能が付加されています。

また、DropboxやOneDriveなどは、複数のPC上のフォルダやファイルを、自動で同期するという機能を持っています。(この機能が無いサービスもあります) 今使っているPC上のファイルを編集すると、それが自動的に別のPCのファイルにも反映されるという機能です。 いちいちUSBメモリにデータを入れて別のPCに移すといった作業が不要になりますし、バックアップにもなります。

クラウドストレージのデータはどうやって利用するか

上記のように、ログインさえできれば、どこからでもファイルにアクセスできます。 以下のような利用方法が全て可能になります。

  • スマホからファイルを見る

  • タブレットからファイルを見る

  • PCのウェブブラウザからログインしてファイルを見る

  • PCのフォルダを自動同期させる(同期機能がある場合)

便利な機能ですが、同時にセキュリティ面での配慮が必要になることはご理解いただけると思います。

弁護革命とクラウドストレージ

弁護革命は、ユーザーの準備したデータ共有手段を利用してデータ共有をおこないます。 この仕様は、ユーザー自身がデータの保存場所を確実にコントロールし、セキュリティを確保できるようにするためのものです。

上記のような、フォルダ同期機能のあるクラウドストレージを利用すると、弁護革命のデータ共有が実現できます。

事務所内のサーバーよりも、クラウドストレージがよいのか?

事務所内のサーバーを利用することも可能です。しかしこの場合、設定・運用・セキュリティの確保などに知識や工夫が必要になります。 事務所外での業務も難しくなります。 慣れない方にはむしろハードルが上がってしまうため、ここではクラウドストレージ(Dropbox)をお薦めしています。

DropboxBusinessの詳細とおすすめの理由

DropboxBusiness

これまで利用しているクラウドサービスがなく、事務所サーバーの運用も固まっていない方には、DropboxBusiness(チーム向け) をおすすめします。

最初に導入する場合は、 チーム向け Standard をひとまずお薦めします。チーム向けの中で一番安いですが、通常の運用に耐える機能があります。 費用が許す場合、Advancedなどの上位グレードのほうが管理機能が優れています。

個人向けのプランでも弁護革命は支障無く動作しますが、管理機能などからチーム向けの方を推奨します(個人向けProfessionalよりもチーム向けのほうがよいです) 。

弁護革命で利用できるデータ共有方法は複数ありますが、セキュリティ、コスト、利便性、弁護革命との相性などの観点で複数のサービスを比較検討した結果、総合的にはチーム向けのDropboxがお薦めしやすいと判断しました。以下、理由を記載します。 ※弊社がDropboxを推奨することにより、金銭的な利益を得る等は一切ありません。

PC上のフォルダの同期機能(弁護革命との相性)

Dropboxでは、複数のPC間で、フォルダ・ファイルを自動的に同期できる機能が提供されています。 弁護革命でのデータ共有にはこの機能が必須です。 この同期が遅かったり、制約のあるサービスも中にはあります。 Dropboxの同期機能は高速で安定しています。また、弁護革命での利用実績は豊富です。

事業者の信頼性、定評

Dropboxのストレージサービスは2007年より約15年運営されており、著名企業が多数利用しています。 セキュリティ面でも信頼を得ており、定評ある事業者と言えます。

データ保存容量

Standardプランの場合、データ保存容量は合計5TBです(全メンバー)。 5TBは、PDFファイルで利用した場合、A4用紙1500万枚(フラットファイル7万5000冊)以上の容量にあたり、中小規模の事務所なら十分な量です。 ※A4用紙1枚あたり平均300KB(PDFとして)、フラットファイル1冊200枚とした場合

費用

価格は1ユーザーあたり1250円です(最低3ライセンス)。 クラウドストレージとして、高い価格ではありません。

最低3ライセンスですが、弁護士と事務員にそれぞれライセンスを割り当てると、それなりのライセンス数となると思います。 また、ライセンスが余るときでも、管理者アカウントと普段使いのアカウントを分けておくという使い方もあります。

ログインの安全性

クラウドサービスはログインが安全あることが極めて重要です。 Dropboxのログイン機構は、十分安全な作りです。二要素認証(安全性を高めるために、パスワードだけでなくスマホなどでの認証を追加する仕組み)の適用も可能です。

規約の内容

クラウドサービスを利用すると、データをその事業者に預けることになります。事業者がデータを目的外に利用しないこと、守秘義務を負うことが必要です。 Dropboxの規約は問題のないものと考えられます。

サーバーが日本国内

必須とは言えませんが、弁護士が案件の情報を保存するサーバーは、日本国内にあることが望ましいです(外国にあるサーバーにデータが保存されると、当該国の法律がサーバー機に適用されるため)。 Dropboxは、チーム向けライセンスを利用した場合には、日本国内のサーバーにデータが保存されます。

※上記の記載のみだと、必ず日本サーバーに保存されるのかまでは不明ですが、Dropboxサポートへの問い合わせをおこない、日本ユーザーがチーム向けプランを利用する場合、必ず日本のサーバーにデータが保存されるとの回答を得ました。個人向けProfessionalは、チーム向けではなく、日本国内のサーバーにデータが保存されないとの回答でした。2021年3月

ファイルのバックアップ(履歴機能)

Dropboxには、ファイルの変更履歴を保存する機能があります(180日)。 誤って変更したり削除した場合にデータの復元ができますので、この機能があることが望ましいです。

「チーム向け」(ビジネスアカウント)とは?

Dropboxに限らず、多くのサービスでは、組織向け・法人向け・チーム向け・「ビジネス」、といったライセンス形態が準備されています。以下、「ビジネスアカウント」と総称します。

ビジネスアカウントは、会社などの組織が使うことを想定したアカウントです。ビジネス利用が想定されているため、細かな管理ができ、セキュリティが向上します。 「管理者」があるのが特徴です。各ユーザーがどんな操作をできるかといったことを管理者が設定できます。所属している会社などの管理下で、各ユーザーがサービスを利用する想定です。

Dropboxの場合、チーム向け(ビジネスアカウント)であれば、たとえば以下のようなことが可能です。

  • 公開リンクの発行を一律で禁止する

  • ユーザーのおこなった公開操作を管理者が取り消す

  • ユーザーの操作ログを確認する

「誤ってデータを公開状態にしてしまう」といったミスも防ぐことができますし、データの利用状況を管理者がチェックできます。 また、データ保存場所が日本国内になります。

一方、個人向けアカウントでは、上記のようなきめ細かな管理機能は備わっていません。 弁護士はセキュリティが重要な仕事ですので、できるだけ組織アカウントの利用をおすすめします。

導入方法

このページから申込みができます。 「30日間トライアル」から始めるのがよいと思います。

途中でDropboxアプリをインストールする案内が出てきますので、それにしたがいます。

事務員も利用する場合は、追加のアカウントが必要になります。管理画面からメールアドレスを指定してアカウントの追加をおこなってください。 事務員PCでもDropboxアプリをインストールします。

あとは、プロジェクト共有の記事などを参考に、弁護革命の同期を試してみてください。