電話を記録する・折り返しを頼む
電話を受けたとき、かけたときは、ホームの専用のボタンから記録します。
受けた電話は、渡す相手(To)を決めて、折り返しのタスクを頼むこともできます。
電話を受けたとき
「電話を受けたとき」の見出しへのリンク- ホームの「電話を受けた」を押します。
- 「From」に、名乗られた名前と、聞いた番号を入れます。連絡先に登録されている人なら、候補から選べます。
- 「To」に、電話を渡す相手を選びます。はじめは自分が入っています。
- 「記録内容」に、用件・伝言などを書きます。必要なら「関連案件」を選びます。
- 折り返しが必要なときは、「要折り返し」にチェックを入れます。担当は To の人、期限は今日で、「○○様へ折り返し」というタスクが作られます。担当と期限は、表示された「担当 ○○ / 期限 今日」の行を押すと直せます。
- 「確定」を押します。
To に選ばれた人のホームでは、「最近の業務記録」の「自分宛て」にこの記録が出ます。折り返しのタスクは、担当者の「自分が担当」のタスクに並びます。
電話をかけたとき
「電話をかけたとき」の見出しへのリンクホームの「電話をかけた」を押します。受けたときと同じ画面が、かけた向きで開きます(画面の「⇄」でも切り替えられます)。
次の電話が必要なときは、「タスクも作る」にチェックを入れると、「○○様へ再度電話」のタスクを作れます。
記録とタスクのつながり
「記録とタスクのつながり」の見出しへのリンク折り返しなどで作ったタスクは、元の業務記録とつながっています。
- 業務記録の「この記録から起票したタスク」で、タスクの進み具合を確かめられます。
- タスクの「起票元の業務記録」から、元の記録を開けます。